Stadsschouwburg Utrecht heeft een eigen ICT-afdeling, maar dán buiten de deur

Waar moet je als Stadsschouwburg allemaal rekening mee houden als het gaat om de ICT? Veel. Alle processen -van het boeken van voorstellingen, het verkopen hiervan, het ontvangen van gasten en het technisch realiseren van voorstellingen- zijn 100% afhankelijk van ICT. Medewerkers zouden hun werk niet kunnen doen zonder ICT. Joost Kok, Adjunct Directeur Stadsschouwburg Utrecht (SSBU): “Ik ben verantwoordelijk voor onze interne processen. Denk aan de financiën, personeelszaken, sponsorships en ook de ICT. En dit doe ik al veertien jaar, met veel plezier. De SSBU behoort met 550 voorstellingen en meer dan 200.000 bezoekers per jaar tot de grotere theaters in Nederland. En omdat wij 24/7 open zijn -dan heb ik het over on- en offline- is goede én veilige beschikbaarheid van ons netwerk van groot belang!” Daar hebben we meteen de reden te pakken waarom ze met Open ICT samenwerken.

Hoe ziet dat er dan uit? Een eigen ICT-afdeling voor SSBU, maar dán buiten de deur? Joost vertelt.

ICT-personeel aannemen of met ICT-partner samenwerken?

Open ICT en SSBU werken nu ruim een jaar samen. Hoe is dit partnership tot stand gekomen? “Onze vorige ICT-leverancier was helaas beperkt in hun ondersteuning. Dit was één van de redenen om op zoek te gaan naar een oplossing waarbij wij volledig geserviced worden. Want als Stadsschouwburg zijn wij ook ’s avonds laat en in het hele weekend actief, dus ook dan willen wij toegang tot een helpdesk hebben. Daarnaast werkten wij nog met twee leveranciers en dit wilden we onder één dak brengen. Een derde en laatste reden was dat onze eigen ICT-coördinator met pensioen ging”, legt Joost uit. De SSBU stond voor de keuze: op zoek gaan naar een nieuwe collega of de ICT volledig outsourcen. “Het werd dit laatste, want je kunt helaas niet alle benodigde kennis -en tijd- in één persoon vinden.”

“ICT is permanent in ontwikkeling. Ieder jaar zijn er weer nieuwe applicaties die we moeten updaten of vervangen. Het is daarom belangrijk dat we up-to-date blijven en Open ICT helpt ons daar proactief mee.”

Goede service, oog voor eindgebruikers en proactief advies

Via de Flint kwamen ze bij Open ICT terecht. “Zij gaven een mooie referentie. We hebben wel meerdere ICT-partijen aangeschreven, maar Open ICT sprong er voor ons direct uit. Ze gaven een heldere presentatie, in begrijpbare taal. En door hun bewezen expertise gaven ze ons direct het vertrouwen de juiste partij voor ons te zijn.” Joost gaat verder: “Open ICT biedt goede service, met snelle respons. We kunnen met al onze vragen bij ze terecht en ze hebben ook een heel fijn dashboard waarin alle informatie over onze ICT wordt bijgehouden. Nóg een pluspunt is dat ze onze eindgebruikers goed servicen en bedrijfsbreed -over het gehele ICT-spectrum- meedenken. Wat hebben wíj nodig? Ze geven proactief advies, waardoor wij altijd klaar zijn voor de toekomst.”

Van thin client naar moderne werkplekken in de Cloud

SSBU is sinds de samenwerking met Open ICT overgestapt naar een compleet vernieuwde ICT-omgeving. “We zijn van thin clients overgegaan naar een omgeving in de Cloud, waarbij we iedereen een eigen laptop hebben gegeven. Onze complete is volledig over op Microsoft 365, waardoor we een hoop servers in Microsoft Azure kunnen weghalen. Dit betekent dat iedereen nu eenvoudig toegang heeft tot SharePoint of Teams bijvoorbeeld. Voorheen konden we niet videobellen, nu wel. En onze mensen kunnen door deze transitie nu ook hybride werken. Dat komt het werkplezier alleen maar ten goede”, vertelt Joost.

De zekerheid van veilig werken

“Het feit dat iedereen nu een bedrijfsapparaat heeft gekregen, maakt onze organisatie niet alleen een stuk flexibeler, maar ook veiliger. Want hiervan -in vergelijking met privé-apparaten waar medewerkers thuis mee werkten- weten we zéker dat de ICT-Security helemaal up-to-date is.” En het thema veilig werken is aan de orde van de dag. Joost: “Omdat we nu al onze applicaties in de Cloud hebben, is het voor een hacker moeilijker om al onze processen tegelijkertijd plat te leggen. Delen van de organisatie kunnen in het geval van een hack altijd doorgaan. Dat biedt zekerheid. En continuïteit.”

Joost omschrijft Open ICT als een jong bedrijf, met veel expertise en enthousiasme. “Iedereen neemt altijd de tijd voor je. Ik zie Open ICT als een betrouwbare partner. We werken fijn samen, ze zijn communicatief goed vaardig en nemen onze mensen mee in relevante ontwikkelingen.”

24/7 beschikbare ICT-expertise

Joost vertelt ook dat Open ICT tijdens de migraties goede begeleiding geeft. In de vorm van een cursus, training of simpelweg meedenken over hoe ze alle medewerkers meekrijgen in het ‘nieuwe werken’. “Open ICT is hierin professioneel. En ik spreek niet alleen namens mijzelf, maar namens vele collega’s, dat we deze samenwerking als heel positief ervaren.” Op dit moment vervangt Open ICT alle switches binnen de Stadsschouwburg, zodat ze alle ruimtes nóg beter kunnen inrichten met de nieuwste technieken. “Met Open ICT hebben wij een eigen ICT-afdeling, maar dan buiten de deur. Minstens één dag in de week is er een collega van Open ICT -maar het voelt ook als een collega van ons- aanwezig. Op deze manier schakelen we snel, maar leren we elkaar ook steeds beter kennen. Dit komt onze samenwerking alleen maar ten goede”, besluit Joost.

Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? We maken graag kennis!