Schrijf je in voor de nieuwsbrief


Contact opnemen

Algemeen Nieuws Tech / 19-09 / Roy

5 praktische tips om minimaal 5 minuten tijd te besparen

Meer doen in minder tijd. Dat kan alleen door efficiënter te gaan werken. Voor sommige organisaties is tijd besparen van groter belang, als er meer gedaan moet worden met minder mensen. Maar waar haal je die tijdsbesparing vandaan? Bijgaand een vijftal praktische tips, die begint met een tijdrover die voor iedereen wel herkenbaar is:

 

Tip 1: Voorkom onnodig vergaderen en doe het anders

 

Hoe vaak loop je een vergaderruimte uit met het gevoel niet opgeschoten te zijn? Dus ga vooral niet vergaderen als er geen goede agenda is. Daarnaast is het zinvol om je de vraag te stellen of het tegenwoordig nog wel noodzakelijk is om medewerkers door de file naar kantoor te laten rijden. Betrek dus alleen de mensen die voor de vergadering echt nodig zijn en focus meer op online vergaderen en online samenwerken, bijvoorbeeld via Microsoft Teams.

 

Tip 2: Ontwikkel praktische vaardigheden

 

Hoe zit het met de kennis van jouw collega’s als het gaat om digitale vaardigheden? Haal je wel de volle 100% uit de Microsoft Office 365 omgeving? Slechts als voorbeeld dat vaak gedacht wordt dat Office 365 gewoon Office is die via de browser gebruikt wordt, maar de realiteit anders is. Ongetwijfeld valt er nog een enorme tijdswinst te behalen als collega’s echt de mogelijkheden van Office 365 kennen en begrijpen.

 

Tip 3: Maak afspraken over data opslag

 

Onnodig veel tijd wordt besteed aan het zoeken naar documenten. Waarom? Omdat we documenten niet kunnen vinden doordat er geen goede afspraken over bestaan. Dat betekent dat er overeenstemming moet zijn over waar je iets opslaat, maar vooral ook dat er uniforme afspraken gemaakt moeten worden over de benaming van documenten en mappen.

 

Tip 4: Optimaliseer de bereikbaarheid

 

Kijk breed naar alle communicatielijnen. Integreer spraak (vast en mobiel), chat en e-mail communicatie en centraliseer je persoonlijke communicatie door zelf te bepalen hoe je bereikbaar bent. Het inrichten van goede communicatielijnen met klanten zorgt namelijk ook voor tijdsbesparing. Tevreden klanten kennen nu eenmaal minder klachten! Een voorbeeld: Met Hosted Telefonie gaat het al lang niet alleen maar om een vaste of mobiele telefoon, maar kan een tablet of computer ook onderdeel zijn om klanten te woord te staan.

 

Tip 5: Vergeet de menselijke factor niet

 

Als iets gepland staat kunnen mensen zich voorbereiden, ontstaat er minder ruis en worden er minder onterechte aannames gedaan. Vaak gaat er veel tijd verloren omdat collega’s verrast worden door een plotselinge vraag of actie. Daarnaast is het goed om je af te vragen wie jouw belangrijkste vragenstellers zijn en met hen vaste tijdstippen af te spreken waarop vragen beantwoord worden.

 

Mag het iets meer zijn?

 

Ja, het hadden misschien wel meer dan tien tips kunnen zijn. Tijd besparen heeft namelijk ook te maken met het voorkomen van dubbele werkzaamheden, dubbele opslag, veel te veel verschillende versies en copy-paste gedrag.

 

Meer weten over het creëren van een efficiënte en veilige (online) werkomgeving? Neem dan contact met ons op via 033 450 80 90 of per email via r.scholten@open-ict.nl

Download

Download

5 redenen voor de Cloud

Deze website maakt gebruik van cookies om u een zo goed mogelijke gebruikerservaring te geven.
Ga hiermee akkoord door op accepteren te klikken.