Schrijf je in voor de nieuwsbrief


Contact opnemen

[recaptcha id:276971182492145]

Office 365 / 21-01 / Roy

4 stappen die helpen bij de adoptie van Microsoft Office 365

De manier waarop mensen onderling samenwerken en contact maken is de afgelopen paar jaar compleet veranderd. In de digitale transformatie, veelal naar Cloud omgevingen, is het van belang dat medewerkers meegenomen worden en geïnspireerd raken om op andere en modernere manieren hun werkzaamheden uit te voeren. Veranderen doen mensen immers niet zomaar.


Deze vier stappen zorgen ervoor dat jouw medewerkers Microsoft Office 365 optimaal gaan gebruiken:


Stap 1: Stel een projectteam samen met vertegenwoordigers uit alle geledingen


De implementatie van Microsoft Office 365 raakt het hele bedrijf. Stel daarom een team samen van gemotiveerde collega’s die een dwarsdoorsnede van de organisatie vormen. Het zijn mensen die het interessant vinden om deel te nemen, voldoende tijd hebben en vooral ook goed in staat zijn om de voordelen van Microsoft Office 365 aan andere collega’s over te dragen.


Stap 2: Het maken van een succesplan


Het projectteam identificeert en prioriteert de verschillende wensen, eisen en business scenario’s. Dat kan alleen maar als de betrokken projectleden, de stakeholders, ook intensief overleg voeren met de achterban. Houd bij deze stap ook rekening met het ‘willen’ en ‘kunnen’ van mensen. Dan zal je mogelijk tot de conclusie komen dat er collega’s zijn die behoefte hebben aan het ontwikkelen van additionele vaardigheden. Wie in een vroeg stadium collega’s betrekt en vooruit helpt zal achteraf grotere successen behalen met de adoptie.


Stap 3: De technische onboarding – de uitvoering


Nadat het succesplan gemaakt is zal de directie akkoord geven op de uitvoering en technische onboarding. Afhankelijk van de bedrijfsgrootte zal het raadzaam zijn om gefaseerd de nieuwe manieren van werken uit te leggen en te trainen. De continuïteit moet immers gewaarborgd blijven als er op een andere manier gewerkt gaat worden. Ons advies is om al in een vroeg stadium te beginnen met een pilot bij een selecte groep, hiervan te leren en vervolgens het adoptieprogramma over de hele organisatie uit te rollen. Vier extra tips die nuttig zijn bij de uitvoering:


  • Check of er voldoende tijd door collega’s vrij kan worden gemaakt. Is iedereen wel beschikbaar?
  • Organiseer korte kennis sessies en voorkom vooral dat alle kennisoverdracht op één dag plaatsvindt. Herhaling is de beste leermeester.
  • Onderzoek of er collega’s zijn die door middel van hun specifieke kennis en kunde anderen kunnen helpen.
  • Deel praktisch bruikbare tips & tricks.

Stap 4: Realiseer blijvende waarde


Dit is een belangrijke stap die nog weleens vergeten wordt. Iedereen heeft training gekregen, alles is geïmplementeerd, dus zal de adoptie en acceptatie wel geslaagd zijn. Helaas, ervaring leert dat de betrokkenheid van gebruikers gestimuleerd moet blijven worden. Anders vallen mensen terug in jarenlang aangeleerde patronen. Hoe je dat doet? Vooral door successen te meten, te delen en als projectteam tussentijdse updates te geven aan de diverse afdelingen. Want het Microsoft Office 365 Cloudplatform is continue in ontwikkeling!


Hulp of advies nodig?


Natuurlijk denken we graag met je mee, in elke stap waar jouw bedrijf zich bevindt. Neem hier contact met ons op.

Deze website maakt gebruik van cookies om u een zo goed mogelijke gebruikerservaring te geven.
Ga hiermee akkoord door op accepteren te klikken.